Stichting knuffeldier is aan het groeien en daarom zijn wij op zoek naar een office manager die ons hierbij kan ondersteunen. Met jouw skills kun je een grote impact hebben op de maatschappij en kun je bijdragen aan geluksmomenten voor ouderen.

Onze ambities zijn oneindig daarom zijn wij op zoek naar een enthousiaste en betrokken collega die ervoor zorgt dat de ondersteuning van onze organisatie goed verloopt. Je wordt onderdeel van een breder team dat jou hierin ondersteunt. Ben jij proactief, goed in organiseren en weet je van aanpakken? Dan is deze vacature wellicht geknipt voor jou!

Over ons:
Stichting Knuffeldier is een non-profit stichting die is opgericht in 2018. Het doel van de stichting is het blij maken van bewoners van zorgcentra. Dit doen onze vrijwilligers door samen met hun huisdier bezoeken af te leggen in zorgcentra. Dit is een groot succes! We hebben al veel bewoners (en vrijwilligers) blij gemaakt en de aanvragen stromen binnen om de bezoeken uit te breiden naar andere regio’s.

Tot nu toe lukt dat als non-profit stichting zonder winstoogmerk, die volledig afhankelijk is van giften, donaties en sponsoren. Medewerkers zijn werkzaam op vrijwillige basis. Om te kunnen uitbreiden willen we hier verandering in brengen zodat we nog meer bewoners en zorgcentra kunnen bezoeken en blij kunnen maken. Een aantal functies is  essentieel voor de groei van de stichting en we werken eraan om deze functies betaalde functies maken. Zo ook deze functie als office manager.

Wat houdt de baan in?
Office manager bij Stichting Knuffeldier is een veelzijdige baan waar jij je organisatorische talenten kunt inzetten.  Jouw werkzaamheden zullen er als volgt uitzien:

Als officemanager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken binnen de afdelingen. Je coördineert en draagt zorg voor een goede bereikbaarheid van de stichting en je bent daarbij een aanspreekpunt voor onze contacten via de telefoon en mail. Elke week ziet er anders uit. Er zijn geen vaste dagen en je werkt voornamelijk vanuit huis.

De ene week richt jij je pijlen vooral op het onderhouden en herstellen van het contact met onze vrijwilligers en de zorgcentra die al knuffelbezoeken ontvangen. Een andere week richt jij je meer op de aanmeldingen van nieuwe vrijwilligers en nieuwe zorgcentra. Bij beide type aanmeldingen zorg je ervoor dat je een duidelijk beeld hebt van de wensen van de zorgcentra en de beschikbaarheid van de vrijwilligers met hun huisdieren. Hiervan houd jij de administratie bij en verwerk je deze in onze database.

Daarnaast ondersteun jij ook in het matchen en plaatsen van nieuwe vrijwilligers bij (nieuwe) zorgcentra. Je overlegt hiervoor met collega’s uit het bestuur om te bepalen of de zorgcentra zelf of vrijwilligers en hun huisdier geschikt zijn. Onze werkwijze hierbij is dat er bij plaatsing eerst altijd een testbezoek wordt gedaan om te kijken of alle partijen tevreden zijn.

Tot slot draag jij bij aan de groei van de stichting. Het is daarom de bedoeling dat je naast de aanmeldingen die binnenkomen ook ondersteunt in het werven van nieuw zorgcentra en vrijwilligers. Daar komt bij kijken dat je ondersteunt in het opzetten van nieuwe afdelingen in Nederland. Hiervoor werf, coach en motiveer je teamleiders. Je krijgt hierbij je alle vrijheid om te bepalen hoe je dat wil doen.

Wat kunnen we van jou verwachten?
• Je hebt een affiniteit met de stichting en het werk dat wij doen.
• Je coördineert graag en je bent vooruitdenkend, proactief en stressbestendig.
• Je kunt discreet omgaan met vertrouwelijke informatie en je hebt een klantgerichte houding.
• Je bent flexibel en vindt het geen probleem om thuis te werken. Je bepaalt je eigen uren, echter in voorkomende gevallen ben je ook beschikbaar buiten kantooruren en in het weekend.
• Je kunt in een dynamische omgeving alle ballen in de lucht houden en prioriteiten stellen.
• Een aantoonbare geschiktheid. Zo kun je van nature goed zijn in plannen en organiseren of heb je hier ervaring in opgedaan.
• Je bent digitaal vaardig en je hebt bij voorkeur kennis en ervaring met MS 365 (Microsoft Teams)
• Je bent representatief en hebt een uitstekende uitdrukkingsvaardigheid in woord en geschrift.
• Je bent in bezit van rijbewijs B of je hebt de mogelijkheid om te reizen. Overlegvormen kunnen namelijk plaatsvinden op verschillende locaties en dan is het fijn als je over een auto kunt beschikken. Kilometervergoeding is dan van toepassing.

Wat bieden wij:
• Een uitdagende, afwisselende baan met ruimte voor eigen initiatief.
• Een flexibele werkweek van 4 tot 10 uur. Jij bepaalt doorgaans wat jou goed uitkomt.
• Een platte organisatie waarin je verantwoordelijk bent voor je eigen takenpakket.
• Ondersteuning van andere collega’s. Wij zijn een hecht team en helpen elkaar waar nodig.
• Een vrijwilligersfunctie die bij gebleken geschiktheid en groei van de organisatie op termijn een betaalde functie wordt.
• Een jaarcontract, met mogelijkheid op een betaald dienstverband

Informatie & reageren
Geïnteresseerd?
Mail dan je motivatiebrief met cv uiterlijk 15 september naar info@stichtingknuffeldier.nl

Heb jij geen ervaring in deze specifieke functie en ben je wel geïnteresseerd? Laat ons dit weten en dan kijken we samen wat de opties zijn. Zodra je start met deze functie zul je namelijk eerst ingewerkt en ondersteund worden.

Meer informatie over de stichting kun je vinden via onderstaande gegevens:
Website: www.stichtingknuffeldier.nl
Mail: info@stichtingknuffeldier.nl
Tel.: 0648705567 (Fons Langemeijer, oprichter en bestuurslid)
https://www.facebook.com/stichtingknuffeldier